Archives hospitalières

Gestion des Archives Hospitalières

Archives Chrono propose des solutions de gestion des archives hospitalières

Pour un gain d’espace et d’efficacité, pour vous conformer à la règlementation en matière d’archivage, pour une solution pérenne dans la gestion de vos archives hospitalières, Archives Chrono vous propose sa 

" Solution Archives hospitalières"




Définitions

Définition des archives hospitalières

Les archives hospitalières consistent dans l’ensemble des titres concernant les biens, droits et obligations des établissements publics hospitaliers énumérés à l’article 1er du décret n° 957 du 03 août 1959, des établissements de soins et des établissements de cure, y compris les registres et papiers émanant de l’administration et des services médicaux et chirurgicaux de ces divers établissements. » (Arrêté du 11 mars 1968 portant règlement des archives hospitalières).


Destinataires

Les centres hospitaliers régionaux universitaires (CHRU), les centres hospitaliers (CH) et les centres hospitaliers spécialisés en psychiatrie. 
 Les établissements publics de santé ont une mission de service public de soins, de prévention, d’éducation pour la santé et d’enseignement. 
Ils sont soumis au contrôle de l'État et doivent appliquer la politique nationale définie par le Ministère des affaires sociales et de la santé et qui est conduite sur le plan territorial par l'Agence Régionale de Santé, instituée en 2010. 
Ces établissements produisent des archives médicales et des archives administratives. 

    Prestations

    Nous vous proposons une solution de traçabilité maximale sur l’ensemble des dossiers conservés dans votre fond : chaque dossier est identifié et localisé.

    Prise en charge, à la demande de l’établissement public de santé, des archives courantes et intermédiaires, 
    éliminables à termes 
    • Réunion de lancement (planification, instruction, plannings)
    • Tri et classement
    • Élaboration de l’instrument de recherche suivant le plan de classement de l’établissement de santé
    • Conditionnement des archives dans les unités de conservation codifiées et numérotées (cotation)
    • Contrôle conforme intermédiaire
    • Établissement d’un bordereau d’enlèvement
    • Remise d’un exemplaire de l’instrument de recherche à l’établissement public de santé
    • Manutention et chargement en véhicule de transport des unités de conservation – double visa de l’établissement de santé et d’Archives Chrono
    • Transport et déchargement
    Conservation des archives courantes et intermédiaires, éliminables à terme
    • Rangement
    • Adressage – localisation

    Communication et gestion des mouvements des archives comprenant la recherche et le retour des documents
    • Contrôle des habilitations
    • Traitement de la demande
    • Consultation sur place (bureau mis à la disposition de l’établissement public de santé) ou à distance (envoi des dossiers scannés)
    • Livraison chez le client 
    • Réintégration des dossiers consultés sur place et des dossiers retours 
    Sortie définitive et restitution des dossiers en fin de marché
    • Extraction des unités de conservation
    • Conformité des unités de conservation
    • Mise à jour de l’instrument de recherche
    • Mise à disposition de l’établissement public de santé 
    Destruction des archives par Archives Chrono sur décision de l’établissement public de santé, après autorisation de la direction des archives départementales
    • Pointage des dossiers selon liste fournie par le client 
    • Conforme aux instructions de l’établissement public de santé
    •  Dépôt sur contenants prévus en accord l’établissement public de santé 
    • Établissement d’un bordereau de colisage 
    • Transport 
    • Destruction physique des documents 
    • Délivrance d’un certificat de destruction 
    Fourniture d’une solution informatique permettant la gestion des échanges entre Archives Chrono et l’établissement public de santé, et plus particulièrement la gestion des dossiers patients archivés

    Formation de votre personnel aux techniques des archives et à l’utilisation de l’outil informatique

    Règlementation de l'archivage

    Textes généraux

    L’article L. 1111-8 du code de la santé publique a été modifié par l’article 21 de la loi du 21 juillet 2009 qui autorise les établissements de santé à confier à un tiers hébergeur les données de santé des patients suivis dans leurs services. Toutefois, en application des dispositions de l’article 20 du décret 2009-1124 du 17 septembre 2009, les établissements publics de santé étant des administrations publiques, les nouvelles dispositions de l’article L.212-4 du code du patrimoine peuvent s’appliquer à toutes les archives non définitives, et éliminables à terme, produites dans le cadre de leur activité.

    Arrêté du 11 mars 1968 portant règlement des archives hospitalières. Cet arrêté, largement obsolète pour tout ce qui concerne les durées de conservation, reste néanmoins très utile pour définir les grandes catégories d'archives produites par un établissement hospitalier, (NB : les dispositions de cet arrêté (non abrogé) sont remises en cause par des textes postérieurs.).

    Circulaire n°72 du 16 juillet 1970 relative à l’application du règlement des archives hospitalières, (NB : les dispositions de cette circulaire (non abrogée) sont remises en cause par des textes postérieurs).

    Décret n° 2006-6 du 4 janvier 2006 (Art. R. 1112-7 CSP) : délais de conservation des dossiers médicaux et conditions d’hébergement des données de santé, décret modifiant le code de la santé publique (dispositions réglementaires).

    Décret n°2006-119 du 6 février 2006 (Art. R. 1112-2 CSP) : liste des pièces constitutives du dossier médical.

    Code de la santé publique et notamment son article R. 1112-7.

    Instruction interministérielle DHOS/E1/DAF/DAPCI/2007/322 et DAF/DAPCI/RES/2007/014 du 14 août 2007 relative à la conservation du dossier médical.

    Instruction DGOS/MSIOS no 2013-281 du 7 juin 2013 relative à l’utilisation du nom de famille (ou nom de naissance) pour l’identification des patients dans les systèmes d’information des structures de soins.

    Circulaire AD 93-5 du 26 novembre 1993. Tri et conservation des archives des établissements publics de santé : documents produits après 1968 par les services financiers et économiques.

    Circulaire AD 94-2 du 18 janvier 1994. 

    Tri et conservation des archives des établissements publics de santé : documents produits après 1968 par les services administratifs chargés de la gestion des hospitalisations et consultations.

    Circulaire AD 94-6 du 18 juillet 1994. 

    Tri et conservation des archives des établissements publics de santé : documents produits après 1968 par les services chargés de la gestion du personnel et de la formation. Circulaire AD 94-10 du 7 octobre 1994. 

    Tri et conservation des archives des établissements publics de santé : documents produits après 1968 et concernant le patrimoine foncier, immobilier et mobilier des établissements.

    Circulaire AD 94-11 du 20 octobre 1994. 

    Tri et conservation des documents produits après 1968 par les établissements publics de santé : archives de l'administration générale de l'établissement.

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