Archives Publiques

Gestion des Archives Publiques

Archives Chrono est spécialisée dans l’archivage des documents publics

ARCHIVES CHRONO propose une solution nouvelle et efficace pour sauvegarder le patrimoine écrit et la mémoire des organismes publics, des collectivités ou groupements de collectivités.

Une solution qui vous propose le traitement de vos archives par des archivistes qualifiés et expérimentés, dans le respect total de la réglementation des Archives de France régissant le traitement des archives publiques.

Une solution intéressante aux multiples gains : gain de temps, gain financier et gain d'efficacité.



Définitions

Définition des archives

« Les archives sont l'ensemble des documents, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité » (Article L211-1 du Code du patrimoine). Ainsi, elles peuvent prendre les formes les plus diverses : une photographie, un enregistrement sur bande magnétique, fichier informatique, maquette, etc.

Définition des archives publiques

 « Les archives publiques sont : les documents qui procèdent des activités de l'État, des collectivités territoriales, des établissements et entreprises publics ; les documents qui procèdent de l'activité des organismes de droit privé chargés de la gestion des services publics ou d'une mission de service public ; les minutes et répertoires des officiers publics ou ministériels » (Article L211-4 du Code du patrimoine). Les archives publiques sont imprescriptibles et inaliénables. Elles ne peuvent donc être vendues ou cédées et sont publiques intrinsèquement, quelle que soit la personne qui peut les détenir (Article L212-1).


Destinataires

  • L'État : les services centraux et les services déconcentrés de l'Etat à l'échelon interrégional, régional, départemental et des territoires particuliers.
  • Les collectivités territoriales : régions, départements, communes et groupements des communes.
  • Les groupements de communes notamment les établissements publics de coopération intercommunale EPCI : les métropoles, les communautés urbaines, les communautés d'agglomération et les communautés de communes, les syndicats d'agglomérations nouvelle, les syndicats des communes, les syndicats mixtes, les pôles métropolitains, les pôles d'équilibre rurale, les pays
  • Les établissements publics administratifs EPA (les agences nationales, les écoles nationales, instituts, centres nationaux, les offices nationaux, les caisses nationales, les établissements de santé publics...
  • Les établissements publics industriels et commerciaux (EPIC)
  • Les juridictions civiles (tribunal d'instance, tribunal de grande instance, tribunal paritaire des beaux, tribunal de commerce, conseil des prudhommes, tribunal des affaires de la sécurité sociale et tribunal du contentieux de l'incapacité...) et les juridictions pénales (tribunal de police, tribunal correctionnel...)
  • Les officiers publics (ou ministériels) : les dossiers des clients considérés comme des archives privées des notaires, commissaires-priseurs, huissiers de justice, avocats conseils...

Prestations

Audit – Expertise

  • Diagnostic et état des lieux du fonds
  • Trouver la nature et la composition du fonds, l'état de conservation et la situation du traitement existant
  • Présenter des préconisations et recommandations

Externalisation et conservation des archives publiques courantes ou intermédiaires

  • Notification du marché
  • Prise en charge des archives :
    • planification de la mission,
    • tri des éliminables,
    • identification des archives historiques et des archives intermédiaires
    • élaboration d'un instrument de recherche et transfert des données dans la base de données
    • cotation et conditionnement
  • Conservation
    • organisation et planification des enlèvements en respectant vos contraintes
    • logistique 100% assurée par Archives Chrono sans aucune sous-traitance (véhicules et personnel)
    • traçabilité rigoureuse dans la gestion des entrées et adressage des conteneurs dans nos locaux
  • Communication
    • mise à la disposition du client d'une base de données via notre plateforme web sécurisée
    • gestion des sorties et retours des documents (recherches et réintégrations) suivant les besoins des personnes habilités au sein de votre organisme
  • Insertion
  • Sortie définitive
  • Éliminations
Gestion interne d'archives, avec mise en place d'un personnel en régie sur site client

Fournitures de matériaux de conditionnement : boîtes d'archives, conteneurs d'archives

Mise à votre disposition d'un outil informatique : une base de données multifonctionnelle via notre plateforme web sécurisée

Notre solution de traitement des archives

Contexte

Depuis 20 ans, Archives Chrono accompagne les mairies dans leurs projets d'organisation de leurs archives, conformément aux textes en vigueur et sous le contrôle scientifique et technique des Archives départementales.
En effet, les mairies sont propriétaires et responsables de leurs archives. Elles doivent les conserver pour la gestion des affaires communales, la justification des droits des administrés et la sauvegarde de la mémoire et du patrimoine communal.
Les frais de conservation des archives communales sont compris dans les dépenses obligatoires des communes (article L. 2321-2 du code général des collectivités territoriales, 2e alinéa).

Traitement et Gestion des Archives Communales et Intercommunales

Les opérations archivistiques que nous réalisons respectent l'ordre des grandes étapes de la chaîne archivistique:

  • Audit sur la gestion et le traitement des archives communales
  • Recensement et récolement des archives, en cas d'arriéré, pour déceler les services producteurs, les provenances, les grandes fonctions administratives et l'ancienneté des archives
  • Classement des archives anciennes et modernes dans les séries thématiques (documents allant jusqu'en 1982) et les archives contemporaines dans la Série W
  • Mise en place d'un système de repérage des locaux d'archives en identifiant les salles, les rayonnages, les travées et les tablettes pour la localisation des documents
  • Planification des collectes et des versements des archives produites par les services municipaux en établissant un bordereau de versement
  • Description des archives en relevant pour chaque article les principales informations du bordereau de versement : le nom du service producteur (Service versant), la fonction administrative, la cote, l'analyse (objet, action, date, nature diplomatique), l'année d'élimination, la localisation et l'indexation
  • Conditionnement des archives triées, classées répertoriées dans des boîtes d'archives spécifiques et adaptées à l'archivage pour une conservation optimale (hydrophobe, PH neutre, taille, solidité). Chaque boîte porte une cote avant d'être rangée définitivement
  • Mise à la disposition des services de la commune d'une base de données informatiques ( Chronomairie ) faisant office d'un instrument de recherches basé sur trois fonctions : Recherches et Consultations, Retours & Réintégrations et Administration
  • Formation du personnel désigné sur la méthodologie que nous avons suivie pour réaliser notre mission, les résultats obtenus ainsi que la nécessité de les pérenniser
  • Transmission au personnel des principes et des techniques des archives, à savoir : versement, classement et analyse, tri et éliminations, recherches et consultation, principe de respect de fonds, et la théorie des 3 âges

Règlementation de l'archivage

Textes généraux

Code du patrimoine, livre II, promulguée par l'ordonnance numéro 2004-178 du 20 février 2004, validée par l'article 78 de la loi du 9 décembre 2004, dans le cadre du mouvement de codification et de simplification du droit ; modifié par la loi n° 2008-696 du 15 juillet 2008 et par les décrets pris pour son application en 2009, en ce qui concerne les archives.

Loi n° 2008-696 du 15 juillet 2008 modifiant le Code du Patrimoine.

Décret n° 2009-1124 du 17 septembre 2009 modifiant le décret n° 79-1037 du 3 décembre 1979 relatif à la compétence des services d'archives publiques et à la coopération entre les administrations pour la collecte, la conservation et la communication des archives publiques.

La terminologie archivistique : Dictionnaire de terminologie archivistique, Direction des Archives de France, Mise en forme par les Archives départementales du Nord, 2002.

La primauté du contrôle scientifique et technique des archives CST par l'État fondée sur des bases légales, à savoir l'Art 2 du décret n°79-1037 du 3 décembre 1979 modifié et les Articles L.212-6 à L212-14 du code du patrimoine.

Textes spécifiques

Instruction Culture DAF DPACI/RES/2005/003 du 22 février 2005 / Instruction – Éducation.

Gestion des archives des juridictions de l'ordre judiciaire. Tris et versement aux Archives départementales - Circulaire DPACI/RES/2003/009  du 10 septembre 2003 : Modification de la circulaire SJ.09-003-B3 du 10 février 1994.

Circulaire AD 93-1 - NOR INT/B/93/00190/C du 11 août 1993 du directeur général des Archives de France et du directeur général des collectivités locales : Tri et conservation, aux archives communales, des documents postérieurs à 1982 produits par les services et établissements publics des communes.

Instruction DAF/DPACI/RES/2009/018 du 28 août 2009 : Tri et conservation des archives produites par les services communs à l'ensemble des collectivités territoriales (communes, départements et régions) et structures intercommunales.

Règlement des archives communales de 1926 : les cadres de classements des archives anciennes et modernes.

Circulaire AD 83-1 du 8 mars 1983 : Instruction sur le traitement des archives communales instituant la série W pour le classement des archives contemporaines.

Circulaire AD 94-8 du 5 septembre 1994 : Traitement des archives contemporaines. Indexation et Instrument de recherche.

Instruction DITN/RES/2009/006 du 8 juin 2009 : Publication du Thésaurus pour la description et l'indexation des archives locales anciennes, modernes et contemporaines, 4ème édition qui remplace l'édition de 1997 et celle de 2000.

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